Posteingang (info@ und vorstand@)

Die gemeinsamen Postfächer info@ug-ebs.de und vorstand@ug-ebs.de liegen direkt im Portal unter Vorstandsarbeit → Posteingang. Sehen können sie Vorstand und Administration. Ein eigenes Mailprogramm braucht ihr dafür nicht mehr.

Wie das zusammenhängt

Die Mails bleiben bei unserem Mailanbieter ALL-INKL. Das Portal gleicht sich mit dem Server ab, in beide Richtungen:

Neue Mails erscheinen von selbst. Solange der Posteingang offen ist, wird jede Minute nachgesehen. Abrufen holt sofort.
Was du im Portal liest, archivierst oder löschst, gilt auch auf dem Server. Umgekehrt genauso: Wer zusätzlich Outlook oder das Handy nutzt, sieht denselben Stand.
Gesendete Mails liegen im Ordner Gesendet auf dem Server und im Portal.

Reiter

Posteingang: alles, was noch zu bearbeiten ist, egal ob gelesen oder nicht.
Mir zugewiesen: was davon dir zugewiesen ist.
Archiv: erledigte Mails.
Gesendet, Spam, Papierkorb: die Ordner wie im Mailprogramm.

Ungelesene Mails stehen fett. Ein farbiger Streifen links zeigt die Zuständigkeit: orange = im Posteingang, aber noch niemand zuständig („Nicht zugewiesen“), blau = dir zugewiesen („Du“), grün = jemand anderem zugewiesen (mit Namen). Oben im Menü zählt Posteingang die Mails im Posteingang, die dir zugewiesen sind oder die noch niemand übernommen hat. Dieselben Zahlen stehen am Häkchen oben.

Die Regel: Posteingang = noch zu tun

Was im Posteingang liegt, ist noch zu bearbeiten. Erledigt heißt: Die Mail wandert ins Archiv, auch auf dem Server. Wieder offen holt sie zurück in den Posteingang. Das gilt auch, wenn jemand in Outlook oder am Handy ins Archiv verschiebt.

Erledigst du eine Mail, für die jemand anderes zuständig ist (auch per Papierkorb oder Spam), fragt das Portal erst nach: „Diese Mail ist … zugewiesen. Willst du sie wirklich …?“ Beim Antworten steht der Hinweis unter dem Haken „nach dem Senden archivieren“. Bestätigst du, bekommt die zuständige Person einen Hinweis in der Glocke und, wenn eingeschaltet, eine Push-Nachricht. Du siehst nach dem Klick, wer zuständig war. Bei mehreren Mails kommt ein gesammelter Hinweis je Person.

Schnellaktionen und mehrere Mails

Fährst du in der Liste mit der Maus über eine Mail, erscheinen rechts kleine Knöpfe: Erledigt (Häkchen), Übernehmen (Hand), Papierkorb und unter den drei Punkten Als gelesen/ungelesen markieren, Zuweisen an …, Als Spam bzw. Kein Spam. Am Handy sind die Knöpfe immer zu sehen.

Mehrere Mails auf einmal: links die Häkchen setzen (oben in der Kopfzeile alle auf der Seite), dann Ausgewählte Mails: Erledigt, Zurück in den Posteingang, Zuweisen an …, Als gelesen, Als ungelesen, Als Spam, In den Papierkorb.

Eine Mail bearbeiten

Ein Klick öffnet die Mail. Sie gilt dann als gelesen.

Antworten, Allen antworten, Weiterleiten: Antwort und Weiterleitung enthalten die ursprüngliche Mail, die Signatur des Postfachs steht schon drin. Beim Antworten ist Ursprüngliche Mail nach dem Senden archivieren angehakt: Nach dem Senden ist die Mail erledigt. Soll sie offen bleiben, nimm den Haken weg.
Übernehmen macht dich zuständig. Unter Bearbeitung kannst du auch jemand anderen eintragen. Wer zuständig wird, bekommt einen Hinweis in der Glocke und, wenn eingeschaltet, eine Push-Nachricht.
Erledigt schiebt die Mail ins Archiv, Wieder offen zurück in den Posteingang.
Interne Notiz: nur für den Vorstand im Portal sichtbar, geht nicht mit der Mail raus.
Kontakt und Mitgliedsbetrieb ordnet das Portal selbst zu, wenn die Absenderadresse bekannt ist. Du kannst das ändern.
Unter Mehr: Als Rundmail an Mitglieder, Als Spam, In den Papierkorb, Als ungelesen markieren.
Als Rundmail an Mitglieder: für Informationen, die ihr an die Mitglieder weitergeben wollt (z. B. von der Stadt). Das Portal legt unter Newsletter & Rundmails einen Entwurf an: Betreff der Mail, eine kurze Einleitung („folgende Information von … geben wir gern an euch weiter“), darunter der Text der Mail als Zitat und die Anhänge (PDF, JPG, PNG bis 5 MB, höchstens 3). Empfänger sind alle Mitglieder, änderbar. Verschickt wird erst, wenn du den Entwurf geprüft und dort versendet hast. Lösch im Entwurf, was nicht an alle gehen soll, etwa die Handynummer aus der Signatur des Absenders. Die Mail selbst bleibt im Posteingang und bekommt eine interne Notiz.

Zuständig, Zuordnung und Notiz speichern sich von selbst.

Zuordnung

Das Portal ordnet jede Mail selbst zu und zeigt das oben an der Mail als Links:

Rechnungsnummer im Betreff (z. B. RE-2026-0042): zur Rechnung und zum Betrieb.
Absender ist ein Kontakt: zum Kontakt und seinem Betrieb.
Absender eines offenen Mitgliedsantrags, einer Adventskalender-Anmeldung oder eines Sponsors: dorthin.
Sonst über die Domain der Absenderadresse, wenn genau ein Betrieb dieselbe Domain bei Website oder E-Mail hat. Freemailer wie gmail.com oder web.de zählen dabei nicht.

Unter Bearbeitung lässt sich alles ändern. Beim Betrieb stehen alle seine Mails im Reiter Mails.

Spam

Spam erkennt das Portal in Stufen, damit möglichst wenig an die KI geht:

Was der Spamfilter von ALL-INKL aussortiert, liegt im Ordner Spam.
Bekannte Absender (Kontakte, Betriebe, Anträge, Adventskalender) sind nie Spam.
Eure Korrekturen: Als Spam bzw. Kein Spam merkt sich das Portal für den Absender. Markiert ihr zwei Absender derselben Domain als Spam, gilt es für die ganze Domain.
Typische Merkmale wie Reizwörter, sehr viele Links, eine andere Antwortadresse oder die Bewertung von ALL-INKL.
Nur was danach noch unklar ist, prüft die KI (Mistral). Sie bekommt Absender, Betreff und den Anfang des Textes, keine Anhänge.

Erkannter Spam landet auch auf dem Server im Spam-Ordner und löst keine Push-Nachricht aus. Ist etwas zu Unrecht dort, oben auf Kein Spam. Die Administration sieht alle Regeln unter System → Spam-Regeln und kann sie ändern oder löschen.

Signatur

Unter jeder Mail steht automatisch eine gestaltete Signatur: dein Name und Ressort, der Verein mit Anschrift, die Adresse des Postfachs, die Website und der Slogan. Beim Schreiben siehst du sie als Vorschau unter dem Text und kannst sie für eine Mail abschalten. Die ursprüngliche Mail hängt bei Antworten und Weiterleitungen darunter.

Sicherheit

Mails werden ohne Skripte angezeigt, Links öffnen in einem neuen Fenster.
Bilder aus dem Internet lädt das Portal erst, wenn du auf Bilder anzeigen klickst. So merkt der Absender nicht schon beim Öffnen, dass die Mail gelesen wurde.
Anhänge werden immer heruntergeladen, nie direkt im Browser geöffnet.

Neue Mail schreiben

Neue Mail im Posteingang: Absender (info@ oder vorstand@) wählen. Bei Antworten ist schon die Adresse gewählt, an die die Mail ging. Dann Empfänger eintippen (Adressen aus den Kontakten werden vorgeschlagen), Text schreiben, Anhänge ziehen, Senden.

Eingerichtet werden die Postfächer unter System und Einstellungen.